コールセンター通販・代行 秘書センター 日本テレシステム

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秘書センターのシステムと機能について

入電からご報告までの流れ

1.転送 電話の転送

事務所をお留守になさる時は秘書センターへ電話転送をセットしてください。
NTTのボイスワープご利用の場合は、ダイヤルボタンの「1421」(アナログ電話の場合)を押すだけで
転送サービスが開始されます。(事務所用 1ヶ月800円)
帰社後の転送停止は「1420」とダイヤルボタンを押すだけです。
※KDDI、ソフトバンクテレコムでも、同様のサービスがございます。

ボイスワープの簡単な操作ガイドはこちらからご覧ください。

2.対応 実際の対応内容

貴社からのコールがあると、弊社の秘書センターに自動転送され、
オペレーターの前にあるパソコンの大型ディスプレイ画面に
最初にお書きいただいた「お客様資料」の内容が自動的に表示されます。
そして、どのような発声で電話に出るのか(会社名など)、社長様、スタッフ様のお名前など、
対応に関する情報を確認しながら対応します。
会社名、ご担当者名、電話番号、ご用件をお聞きし、
簡単なお問い合せなら画面の指示を見ながら的確に応対できます。
帰社時間など予めお教えいただければ、その旨をお伝えすることもできます。
例)「ただいま外出しておりますが、5時には帰社する予定です。」

3.報告 貴社へのご報告方法

貴社の業務に合わせた、最適なご報告方法をお選びいただけます。
・お手持ちの携帯電話やパソコンに「メール」でご報告いたします。
・お手持ちの携帯電話に「電話」でお知らせいたします。
・お手持ちの携帯電話に1コールして「着信記録」を残しますので、
 貴社からご連絡をいただければ、内容をお伝えいたします。
・貴社から随時、弊社のホットラインに「電話をいただければ」内容をお伝えいたします。
・また、社長様のスケジュール等もお伺いいたします。

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